Sie können viele Dinge tun, um die Effizienz Ihres Teams zu verbessern, und die Verwendung eines Collaboration-Hubs wie Microsoft Teams ist eine davon. Es ist ein großartiges Kommunikationstool, mit dem Sie chatten, Dateien teilen und Audio- und Videokonferenzen mit Ihrem Team abhalten können.
Wenn Sie gerade erst mit Teams beginnen, sind Sie sich möglicherweise nicht sicher, wie Sie eine Besprechung planen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, und Ihre Optionen hängen davon ab, welche Microsoft Teams-Version Sie verwenden. In diesem Artikel geben wir Ihnen alle Details, die Sie wissen müssen.
Planen einer Besprechung in Microsoft Teams
Ihr Microsoft Teams-Konto ist mit allen Microsoft 365 Group-Produkten wie SharePoint, Outlook, Yammer usw. verbunden. Und der Kalender, den Sie in Teams verwenden, ist direkt mit dem Microsoft Exchange-Kalender verbunden.
Outlook verwendet auch den Exchange-Kalender. Das heißt, sobald Sie ein Meeting über Outlook planen, wird es automatisch in Teams angezeigt und umgekehrt. So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams:
- Klicken Sie im Teams-Chat auf das Ein Treffen planen Symbol (unter dem Feld für die neue Nachricht.)
- Wählen Sie dann Kalender, das sich auf der linken Seite befindet, und klicken Sie dann auf Neues Treffen.
- Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Sie können die Uhrzeit und das Datum für die Besprechung auswählen.
- Wenn Sie mit der Planung fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Danach wird das Popup-Fenster geschlossen und Sie können die Besprechungseinladungen mit Outlook senden.
Planungsassistent
Im Pop-up-Fenster können Sie auch die Funktion Planungsassistent. Diese Funktion hilft Ihnen, für alle Mitglieder Ihres Teams, einschließlich Ihnen, den richtigen Zeitpunkt zu finden.
Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie sehen, wann Besprechungsteilnehmer frei und wann sie beschäftigt sind. Dunkelblau steht für die Zeitfenster, in denen sie nicht verfügbar sind. Die hellblauen Slots sind die verfügbaren Zeiten und die grauen Timeslots die arbeitsfreien Zeiten des Teilnehmers.
Einladen von Personen außerhalb Ihres Teams
Einer der großen Vorteile von Microsoft Teams besteht darin, dass Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation zur Teilnahme an der Besprechung einladen können.
Sie benötigen nicht einmal eine Microsoft Teams-Lizenz. Sie benötigen lediglich den Namen und die E-Mail-Adresse, und Sie können die Einladung senden. Hier ist, was Sie tun müssen:
- Öffne das Erforderliche Teilnehmer hinzufügen Option im Popup-Formular für neue Besprechung.
- Klicke auf Optional.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
- Klicke auf Einladen, landet in Kürze eine E-Mail-Einladung in ihrem Posteingang.
Sie können auch eine Besprechung planen, die in einem bestimmten Teams-Kanal stattfindet. Auf der Neues Treffen formen, auswählen Kanal hinzufügen. Nachdem Sie es eingerichtet und die Einladungen gesendet haben, können Sie den Kanal nicht mehr ändern.
Wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, müssen Sie neue Einladungen erstellen. Wenn ein Meeting auf einem Kanal stattfinden soll, kann jeder, der Teil dieses Teams ist, dem Meeting beitreten, auch wenn er die Einladung nicht erhalten hat.
Kostenlose Microsoft Teams-Edition
Falls Sie eine kostenlose Edition von Teams verwenden, fragen Sie sich möglicherweise, wo sich die Planungsoption in Ihrer App befindet. Leider können Sie in der kostenlosen Version von Microsoft Teams kein Meeting planen.
Aber das bedeutet nicht, dass Sie überhaupt kein Meeting haben können. Die App hat die Jetzt treffen Option, wenn Sie das Team schnell zusammenstellen müssen.
Alles, was Sie tun müssen, ist auf das Kamerasymbol neben zu klicken Jetzt treffen und wählen Sie dann alle Namen der Personen aus, die an der Besprechung teilnehmen. Diese Funktion ist auch für abonnementbasierte Teams-Konten verfügbar.
Mehr über Microsoft Team-Meetings
Sie können bis zu 250 Personen in einer einzelnen Teams-Besprechung haben. Sie können jedoch nicht alle Teilnehmer gleichzeitig sehen. Vor den letzten Updates konnten Sie bei einem Anruf nur bis zu vier aktive Teilnehmer sehen. Jetzt können Sie neun Teilnehmer gleichzeitig auf dem Bildschirm haben. Aber das neue Update brachte noch einige andere spannende Neuerungen.
Die Teilnehmer von Microsoft Teams-Besprechungen haben jetzt eine bessere Audioqualität und benutzerdefinierte Hintergründe für die Besprechungen. Sie können ein Video auch anheften, wenn Sie einem bestimmten Besprechungsteilnehmer mehr Aufmerksamkeit schenken möchten. Andere konferenzbezogene Funktionen umfassen eine virtuelle Lobby, Bildschirmfreigabe und interaktive Fehlerbehebung.
Bringen Sie Ihr(e) Team(s) näher
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplatz mit Microsoft Teams effizienter gestalten können. Es ist hauptsächlich eine Chat-basierte und Filesharing-App. Aber es ist auch ein fantastisches Tool, wenn Sie mit Ihrem Team eine Videokonferenz abhalten müssen.
Die Planung eines Meetings mit einem Planungsassistenten macht die Logistik des Findens des richtigen Zeitpunkts viel komfortabler. Und wenn jemand nicht zu Ihrer Organisation oder Ihrem Team gehört, kann er trotzdem beitreten. Senden Sie ihnen einfach eine Einladung per E-Mail.
Haben Sie schon einmal an einer Microsoft Teams-Besprechung teilgenommen? Oder geplanter? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
