Das Verwalten von Dokumenten ist eines der wichtigsten Dinge in SharePoint. Im Geschäftsleben entwickeln sich Dokumente oft weiter. Sie können auf OneDrive for Business beginnen und auf der Teamwebsite der Organisation enden. Dokumente ändern häufig den Speicherort, daher ist es wichtig, die Besonderheiten des Verschiebens von Dokumenten in SharePoint zu kennen.
Mehrere Möglichkeiten, es zu tun
Jeder, der mit SharePoint gearbeitet hat, weiß, dass es viele Möglichkeiten gibt, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Das Verschieben von Dokumenten ist keine Ausnahme. Ob Sie am Ende den Datei-Explorer oder das Migrationstool verwenden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der verschobenen Dokumente, der Bedeutung der Aufbewahrung des Versionsverlaufs, Metadaten und mehr.
1. Datei-Explorer
Um ein Dokument mit dem Datei-Explorer zu verschieben, öffnen Sie sowohl die Ziel- als auch die Quelldokumentbibliothek (egal, ob es sich um dieselbe Site handelt). Auswählen Dateimanager im Dropdown-Menü. Dies öffnet eine Explorer-Ansicht für jede der Bibliotheken. Verwenden Sie Drag & Drop, um Elemente zwischen den beiden Explorer-Ansichten zu verschieben.
Sie können sowohl Ordner als auch Dateien verschieben und Inhaltstypen beibehalten, wenn sowohl der Quell- als auch der Zielspeicherort definierte Inhaltstypen haben. Diese Methode behält auch benutzerdefinierte Metadaten bei, wenn sowohl der Quell- als auch der Zielspeicherort mit denselben Metadaten definiert sind.
Der Vorgang ist jedoch manuell und eher eine Kopie als ein Verschieben, was bedeutet, dass Sie die Quellelemente nach dem Verschieben löschen müssen. Es behält weder den Versionsverlauf noch die erstellten, erstellten, geänderten und geänderten Eigenschaften bei.
2. Verschieben nach/Kopieren nach
Obwohl nützlich und einfach, die Ziehen nach und Kopieren nach Befehle sind nur in SharePoint Online verfügbar. Mit dieser Option können Sie Dokumente von OneDrive for Business oder SharePoint an ein Ziel in SharePoint oder OneDrive verschieben. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf einen der beiden Befehle. Die Ziehen nach Option verschiebt Ihr Dokument mit Metadaten- und Versionsverlaufsschutz in einen anderen Ordner innerhalb derselben Bibliothek, in eine andere Bibliothek oder auf eine andere Site.
Diese Methode ist perfekt für Endbenutzer, da sie einfach und unkompliziert ist. Sie können sowohl Dateien als auch Ordner kopieren und verschieben. Das Beste daran ist, dass Inhaltstypen, der Versionsverlauf der benutzerdefinierten Metadaten, und die Eigenschaften erstellt, erstellt von, geändert und geändert von. Die Kopieren to command behält jedoch nur die neueste Version bei – der Hauptnachteil ist offensichtlich die Tatsache, dass diese Methode exklusiv für SharePoint Online verfügbar ist.
3. Inhalt und Struktur verwalten
Wenn Sie das Feature für die Veröffentlichungsinfrastruktur von SharePoint Server aktivieren, wird ein Link zum Verwalten von Inhalt und Struktur angezeigt, wenn Sie zu navigieren Site-Administration. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente verschieben/kopieren. Dies ist einer der besten Hacks, mit dem Sie mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben und gleichzeitig den Versionsverlauf beibehalten können, der von Eigenschaften erstellt, erstellt, geändert und geändert wird. Inhaltstyp und Metadaten werden ebenfalls mit dieser Methode beibehalten.
Sie müssen jedoch die Veröffentlichungsfunktion aktivieren. Selbst dann können Sie nicht mehrere Ordner verschieben. Der vielleicht größte Nachteil dieser Methode besteht darin, dass Sie ein Websitebesitzer sein müssen, um sie verwenden zu können. Oh, und es funktioniert nur innerhalb einer einzigen Site.
4. Inhaltsorganisator
Aktivieren Sie einfach die Inhaltsverwaltungsfunktion, wählen Sie dann die Routingregeln aus, die Sie verwenden möchten, und legen Sie das Dokument, das Sie verschieben möchten, in die Abgabebibliothek. Mit dieser Methode können Sie auch Dokumente auf eine andere Site verschieben. Die Konfiguration dauert zwar etwas, muss aber nur einmal durchgeführt werden. Es behält auch Inhaltstypen und benutzerdefinierte Metadaten bei.
Obwohl es keinen Versionsverlauf speichert und einen Administrator erfordert, verfügt es über eine nützliche Funktion, mit der Sie Ihr Dokument in einen Ordner weiterleiten können.
5. SharePoint-Migrationstool
Microsoft weiß, dass das Verschieben von Dokumenten in SharePoint etwas schwierig sein kann. Aus diesem Grund hat das Unternehmen das kostenlose SharePoint-Migrationstool entwickelt. Dieses Tool verarbeitet alles von kleinen bis hin zu großen Migrationen, die Dateien, Ordner und sogar Listen von Ihrer SharePoint-Site umfassen können. Die Elemente werden nach OneDrive oder SharePoint verschoben.
Der offensichtlichste Vorteil dieser Methode ist die Fähigkeit des Tools, große Migrationen zu bewältigen. Es ist auch sehr anpassbar und behält den Versionsverlauf bei. Es ist jedoch nicht mit SharePoint-Versionen vor 2013 kompatibel. Im Gegensatz dazu sind einige Migrationsprodukte von Drittanbietern deutlich anpassbarer.
6. Produkte von Drittanbietern
Die meisten Qualitätsprodukte für die Dokumentenmigration von Drittanbietern sind nicht kostenlos, aber sie neigen dazu, fantastische Leistungen zu erbringen, insbesondere bei umfangreichen Migrationen. Sie sind in der Regel skalierbar und hochgradig anpassbar. Die meisten dieser Produkte sind in der Lage, alles zu speichern, einschließlich Inhaltstypen, Metadaten, alle Eigenschaften und den Versionsverlauf.
Andererseits kostet diese Methode Geld. Wenn Sie bedenken, dass Sie für ein Tool bezahlen, das Ihnen beim Verschieben von Dokumenten hilft, werden Sie sich fragen, warum SharePoint nicht bereits eine benutzerfreundliche Option bietet. Ein weiterer Nachteil ist, dass Produkte von Drittanbietern einen Administrator erfordern, um sie zu konfigurieren und auszuführen.
7. Benutzerdefinierte Lösung
Schließlich können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Lösung über eine Vielzahl von Techniken wie die REST-API codieren. Der Endbenutzer muss nichts weiterleiten, Sie können so viel anpassen, wie Sie möchten, und Sie können sicherstellen, dass alles in den Dokumenten erhalten bleibt. Auf der anderen Seite müssen Sie in der Lage sein zu codieren und einige Zeit damit verbringen, den Code zu schreiben und zu warten, was in der Zeit von Produktaktualisierungen besonders schwierig sein kann.
Wählen Sie Ihre Methode
Es gibt noch mehr Methoden zum Verschieben von Dokumenten in SharePoint, aber diese sollten die meisten Ihrer Anforderungen abdecken. Überlegen Sie, was Sie zuerst brauchen, und bald wissen Sie genau, welche Methode Sie für jede verwenden müssen.
Welche dieser Methoden bevorzugen Sie? Haben Sie mehr als einen verwendet? Diskutieren.
